Podróż służbowa a pobyt w hotelu. "Niech ministerstwo nie wydaje bubli prawnych pisanych na kolanie. My walczymy o życie"

Czy można wynająć pokój w hotelu i pracować w systemie home office? Czy przedstawiciel handlowy jest w podróży służbowej? Czytelnicy wciąż nie wiedzą, jak interpretować rozporządzenie Rady Ministrów dotyczące m.in. hoteli i przyjmowania gości na nocleg będących w podróży służbowej. - Nie mamy uprawnień policyjnych, żeby dochodzić, czy gość mówi prawdę, czy nie mówi prawdy. To jest odpowiedzialność gościa, a nie hotelarza - mówi Marek Łuczyński, prezes zarządu Polskiej Izby Hotelarzy.

Do 29 listopada obowiązuje rozporządzenie (i najpewniej zostanie przedłużone), które zamyka dla większości z nas hotele. Z zakazu podróżowania wykluczeni zostali podróżujący służbowo, sportowcy, którzy, będąc zawodnikami, korzystają z usług hotelarskich w czasie zgrupowań i współzawodnictwa sportowego, a także medycy, pacjenci oraz ich opiekunowie.

Czy hotelarze oszukują?

Najwięcej wątpliwości wśród czytelników wzbudza pierwszy wyjątek. Polacy zastanawiają się, co to znaczy podróżować służbowo. I jak hotelarz ma zweryfikować, w jakim celu gość zatrzymał się w jego hotelu?

– Czy hotelarze oszukują? – zapytałam Marka Łuczyńskiego, prezesa zarządu Polskiej Izby Hotelarzy.

– Nie ma czegoś takiego jak oszustwo – słyszę w odpowiedzi. – Zarzuca się hotelarzom różną interpretację rozporządzenia. To ja powiem tak. Niech ministerstwo nie wydaje bubli prawnych, pisanych na kolanie. To nie są oszustwa. My walczymy o życie. W polskim prawie podróż służbowa nie jest jednoznacznie opisana. Chcemy dalej funkcjonować, dalej egzystować. To na pewno nie jest oszustwo – mówi zdecydowanie prezes Polskiej Izby Hotelarzy.

Hotele mogą przyjąć oświadczenia, że goście są w podróży służbowejHotele mogą przyjąć oświadczenia, że goście są w podróży służbowej Pedro Talens / shutterstock

Podróż służbowa - jak rozumieć to pojęcie

Kilka więc pytań, jak rozumieć pojęcie podróży służbowej oraz w jaki sposób będzie to weryfikowane, wysłałam do Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii, któremu teraz podlega Departament Turystyki.

- W zakresie pojęcia "podróż służbowa" rozporządzenie odsyła do art. 77 (5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem o pracowniku będącym w podróży służbowej jest mowa wtedy, gdy wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Potwierdzenie spełnienia ww. przesłanki, zgodnie z rozporządzeniem, ma się odbywać na podstawie dokumentu wystawionego przez pracodawcę lub pisemnego oświadczenie gościa – czytamy w odpowiedzi z Departamentu Komunikacji Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii.

Okazuje się, że to wcale nie jest takie jednoznaczne, kto jest, a kto nie jest w podróży służbowej.

Doktor Karolina Tetłak z Katedry Prawa Finansowego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, absolwentka Harvard Law School w opinii prawnej przygotowanej dla Polskiej Izby Hotelarzy próbuje wyjaśnić zawiłości tego pojęcia i wytłumaczyć, jak należy rozumieć punkt tego rozporządzenia.

Karolina Tetłak odwołuje się do orzecznictwa Sądu Najwyższego, według którego podróż służbowa ma charakter incydentalny. Musi być odbywana: 1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy; 2) na polecenie pracodawcy; 3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą być spełnione łącznie, aby uznać daną podróż za podróż służbową.

"Do treści polecenia wyjazdu służbowego odniósł się Sąd Najwyższy, wskazując w jednym z orzeczeń, że podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane; nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach" – czytamy w opinii prawnej przygotowanej przez absolwentkę Harvardu. 

Oznacza to, że jeśli Kowalski mieszka np. w Elblągu, a pracuje w Gdańsku – to wykonywania pracy w Trójmieście nie można interpretować jako pracy służbowej.

Przedstawiciel handlowy jest stale w podróży służbowej?

Pojawiają się także wątpliwości związane z pracą przedstawiciela handlowego, który "wydaje się", że stale jest w podróży służbowej. Okazuje się, że nad tym zagadnieniem pochylił się również Sąd Najwyższy. 

"Sąd Najwyższy przyjął, że przedstawiciele handlowi wykonujący obowiązki pracownicze na pewnym obszarze geograficznym i poruszający się na jego terenie nie przebywają w podróży służbowej. W orzecznictwie Sądu odstąpiono od koncepcji nietypowych podróży służbowych w przypadku pracowników odbywających podróże w ramach wykonywania umówionej pracy na określonym obszarze geograficznym" – zwraca uwagę dr Tetłak.

Co z pracą zdalną?

W rozporządzeniu znalazł się zapis, że z usług hotelarskich mogą skorzystać goście w ramach podróży wykonywanej w związku z czynnościami służbowymi lub zawodowymi lub związanymi z wykonywaniem działalności gospodarczej.

Dr Tetłak tłumaczy, że "przez podróż wykonywaną w związku z czynnościami służbowymi należy rozumieć podróż w sprawach służbowych, ale nie stanowiącą podróży służbowej, o której mowa w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu Pracy. Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego, służbowy oznacza 'dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp.'; 'należny komuś z tytułu pracy'. Wydaje się zatem, że będzie to podróż niespełniająca przesłanek wskazanych powyżej w odniesieniu do podróży służbowej, ale związana z czynnościami o charakterze służbowym, pracowniczym".

I ten właśnie punkt rozporządzenia można odnieść do pracy zdalnej. Jak czytamy na portalu Bezprawnik.pl: "Praca zdalna to przecież też czynność służbowa. Bardzo wielu z nas pracuje zdalnie, a to oznacza, że obowiązki można wykonywać gdziekolwiek, niekoniecznie w swoich czterech ścianach".  

 "A już szczególnie prowadząc chociażby firmę działającą w sieci. Dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, by wybrać się popracować zdalnie na przykład nad morze i skorzystać zgodnie z prawem z usług któregoś z hoteli. (...) Dlatego oświadczenie pracodawcy o powierzeniu wykonywania czynności służbowych w danym miejscu powinno być wystarczające, by normalnie zarezerwować pokój w hotelu. I nie, nie jest to omijanie przepisów i próba naciągania sytuacji pandemicznej. Prawda jest taka, że takich osób, które w czasie kryzysu stać na pracę zdalną w hotelu wcale nie jest dużo. Hotele i tak nie mają co liczyć na obłożenie wyższe niż kilkanaście procent. Ale właśnie te kilkanaście procent może im pomóc przetrwać te co najmniej kilka tygodni lockdownu" - czytamy na stronie Bezprawnik.

Najmniej wątpliwości budzi punkt dotyczący osób prowadzących działalność gospodarczą.

Jak tłumaczy dr Tetłak: "W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, dozwolone jest korzystanie z usług hotelarskich w ramach podróży odbywanej w związku z czynnościami związanymi z wykonywaniem działalności gospodarczej".

Absolwentka Harvardu zauważa, że za taką podróż można uznać np. wyjazd w celu podpisania umowy z kontrahentem, spotkania biznesowego, korzystania z sal konferencyjnych w ramach spotkań służbowych czy z udostępnianych przez hotel przestrzeni biurowych czy coworkingowych. Obecnie hotele oferują też pokoje z przeznaczeniem na prywatne biuro, w którym można pracować w systemie home office. 

"Nigdy nie pytam gościa, czym się zajmuje i co robi"

Rozporządzenie budzi wątpliwości zarówno u hotelarzy, jak i u klientów, którzy nie wiedzą, czy zostaną przyjęci pod dach ośrodka. Czy w ogóle mogą wybrać się w podróż? Jedna strona pyta:  w jaki sposób udokumentować wyjazd służbowy? Druga: w jaki sposób to zweryfikować?

Pani Bogna prowadzi pensjonat nad morzem od ponad 30 lat. Jak mówi, nigdy nie pytała swoich gości, w jakim charakterze podróżują.

 - Nigdy nie pytam gościa, czym się zajmuje i co robi. Część gości jest totalnie anonimowa – mówiła na łamach money.pl. - W maju, kiedy była podobna sytuacja, jeden z gości powiedział, że napisze mi oświadczenie, że jest w podróży służbowej. Ale co mi po takim oświadczeniu? To ja będę się musiała tłumaczyć.

Zgodnie z rozporządzeniem gość powinien przedstawić dokument wystawiony przez pracodawcę lub oświadczenie, w którym napisze, że jest w podróży służbowej. 

"Hotel, z którego usług korzysta gość, powinien poddać weryfikacji, czy dana osoba faktycznie jest w podróży służbowej, gdyż od tego zależy, czy dopuszczalne jest świadczenie usług hotelarskich na rzecz danej osoby. (…) Obiekt hotelarski może przyjąć pisemne oświadczenie gościa w dowolnej formule, byle miało ono wymaganą formę pisemną. Może to być oświadczenie złożone samodzielnie na piśmie lub zaznaczenie odpowiedniej rubryki na formularzu przygotowanym w tym celu przy rejestracji w recepcji. Nie wystarczy samo oświadczenie ustne. Nie ma wymogu, aby gość brał fakturę na firmę lub podbijał delegację" – czytamy w opinii prawnej dr Tetłak.

Tak mówi prawo. Trzeba weryfikować i sprawdzać, czy na pewno gość będzie pracować, a nie oddawać się przyjemnościom. To jak to w końcu jest? Marek Łuczyński uspokaja. 

 – Wystarczy mieć oświadczenie, które należy przedstawić hotelarzowi. Absolutnie nie potrzeba żadnych faktur. My nie mamy uprawnień policyjnych, żeby dochodzić, czy gość mówi prawdę, czy nie mówi prawdy. To jest odpowiedzialność gościa, a nie hotelarza – stwierdza Marek Łuczyński, prezes zarządu Polskiej Izby Hotelarzy.

Zobacz wideo #BiznesWalczy - Hotel dla psów na skraju przetrwania. "Ratujmy miejsce, które kochamy"